چه بگوییم و چگونه بگوییم!

آیا تا به حال شتاب زده و بدون اینکه تمام جهات سخن را سنجیده باشید وارد گفت و گویی شده اید؟ اگر چنین است مسلماً این احساس ناگوار و رنج آور را تجربه کرده اید که عدم مطالعه پیرامون کم و کیف قضایا شما را دچار پریشان فکری و پریشان گویی کرده، به ارزش کلام و شخصیت شما آسیب رسانده و چنان خجول و شرمنده شده اید که گویی زیر پاهایتان تا مچ در حلقوم تان فرو رفته است.

چه بگوئیم و چگونه بگوئیم؟

این حالت برای اغلب مردم تجربه ای آشنا است که به هر حال می توان از آن اجتناب کرد و معمولاً هنگامی روی می دهد که فرد قبل از آغاز سخن، از مطلب مورد بحث آگاهی نداشته باشد یعنی نداند چه می خواهد بگوید و چه مسائلی را با مخاطبان در میان بگذارد. برای چه ها، چطورها و چراها جواب صریحی نداشته باشد و نظم و ترتیبی در سخنانش رعایت نشود.

اگر به خاطر داشته باشید، اصل چهارم از اصول ارتباطات می گوید: شیوه ای که پیام خود را آغاز می کنید، اغلب تعیین کننده نتایج ارتباط شماست. حال به این سوال صادقانه پاسخ گویید: آیا قبل از اینکه لب به سخن بگشایید، درباره ی یکی دو جمله آغاز سخن خود واقعاً می اندیشید و آن را سبک و سنگین می کنید؟ اگر جواب مثبت است، به چه میزان این کار را انجام می دهید؟ اگر شما هم، مانند بسیاری از مردم، پرمشغله هستید احتمالاً پاسخ خواهید داد، خیر، نه آنطور که باید و شاید.

برای اینکه گفت و گوی شما دارای هدفی خاص، از پیش تعیین شده و برخوردار از برنامه ای مدون باشد و بتوانید نتایج آن را پیش بینی کنید، باید قبل از آغاز سخن در یکی دو جمله، مقصود کلی گفت و گوی خود را بیان کنید. به این ترتیب برای گفت و گوی خود چارچوب مشخصی قائل شده اید که از سه جهت اهمیت دارد.

بیشتر بخوانید : قدرت کلمات

اول این که کمک تان می کند تا رشته کلام را از دست ندهید، به مسائل متفرقه نپردازید و جلوی اتلاف وقت و تنش روحی خود را بگیرید.

دوم این که یاری تان می دهد تا در سخنان خود انتظارات فرد دیگر را مد نظر داشته باشید

و سوم به شما کمک می کند مطالب مورد بحث را به گونه ای القاء کنید و به استدلال بپردازید که شنوندگان مطلب را بپذیرند، در مقابل تان جبهه گیری نکنند و رنجیده خاطر نشوند.

چه بگوییم و چگونه بگوییم! همانطور که یک چارچوب می تواند عکسی را قاب کند و توجه دیگران را به خود بخواند، چارچوب گفت و گو نیز آغاز و انجام سخن را تعیین کند – آنچه را که باید بیان شود یا نشود و آنچه را که باید کانون توجه باشد یا نباشد.

چارچوب هایی را که در زیر مشاهده می کنید، هر کدام شنوندگان را از هدف سخن آگاه کرده و آنها را برای مطالب مورد نظر آماده و مهیا می کند.

۱- «ما امروز درباره ی میزان کارایی شما که بسیار هم عالیست صحبتی به میان نمی آوریم و فقط در مورد بهبود وضعیت سرویس دهی شما به مشتریان سخن می گوییم.»

در این چارچوب محدوده ی گفت و گو مورد تأکید قرار گرفته است.

۲- «من مایلم امروز درباره ی … صحبت کنم. همانطور که استحضار دارید در ماه جاری سه بار در رابطه با این موضوع صحبت کردیم. آخرین بار قرار بر این شد که …»

در این چارچوب با ذکر رویدادهای اصلی تاریخچه ی گفت و گو مورد تأکید قرار گرفته است.

۳- «کریس، نتایجی را که به دست آورده ام، جمع بندی کنم و سپس در یک طرح آزمایشی آن را به مرحله اجرا بگذارم. نظر تو چیست؟»

در این چارچوب، بر انتظارات طرفین گفت و گو تأکید شده است.

بیشتر بخوانید : ایجاد انگیزه در فروش

۴- «کسیم، میل دارم در جلسه امروز مروری بر بودجه ماهانه، به خصوص مخارج مربوط به حقوق، اجاره، حق مشاوره و تبلیغات داشته باشم.»

در این چارچوب ارائه اطلاعات خاصی مورد توجه قرار گرفته است.

۵- «لی، وضعیت تو را در محل کار کنترل کردم و متوجه شدم که در ماه گذشته سه بار دیر آمده ای. به علاوه چهار بار هم پس از نهار دیر برگشته ای، چون وقت شناسی خیلی برایم مهم است، مایلم درباره ی هر مسئله ای که موجب ضرر نامرتب تو می شود با هم حرف بزنیم.»

چه بگوییم و چگونه بگوییم! در این چارچوب هدف جمع بندی مسائل و حقایق، به صورت اعداد و ارقام و جداول است.

تمام مواردی که در مثال های بالا به آن اشاره شد می توان بصورت انفرادی یا ترکیبی در یک چارچوب گفتگو به کار برد.

شنونده انگیزه می خواهد

چه بگوییم و چگونه بگوییم! هنگامی که محدوده ی سخنان خود را تعیین می کنید به خاطر داشته باشید که باید در شنوندگان میل و رغبت ایجاد کنید و آنان را به تحرک و فعالیت وا دارید. به بیانی دیگر، برای اینکه مخاطب شما با نهایت شکیبایی و علاقه مندی گوش فرا دهد، باید احساس کند که سخنان تان حامل اطلاعات و پیشنهادات مفید و سودمند است. شناخت مخاطب و اوضاع و احوال او یاری تان می کند تا چارچوب گفتاری خود را به نحوی تعیین کنید که برای او جالب توجه باشد و تشویق به شنیدن شود.